Khái niệm văn phòng là gì? Chức năng và tầm quan trọng của văn phòng

Văn phòng là gì? Có thể nói văn phòng là nơi gắn bó phần lớn thời gian ở trong đời của dân công sở, nhưng không phải ai cũng hiểu rõ  được khái niệm “văn phòng là gì?”, chức năng, cũng như là tầm quan trọng của chúng. Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!

Khái niệm văn phòng là gì?

Văn phòng là gì? Văn phòng là một địa điểm trung tâm của tổ chức. Là nơi thực hiện những hoạt động khác nhau của một tổ chức kinh doanh. Văn phòng chính là bộ não của cả một tổ chức. Văn phòng thực hiện các chức năng văn thư như là thu thập thông tin, ghi chép và phân tích, phân phối các thông tin và chức năng điều hành như là hoạch định, tổ chức, đưa ra quyết định, v.v.

Khái niệm văn phòng là gì?

Văn phòng là một bộ phận vô cùng quan trọng của tổ chức, trong đó những chức năng hành chính và các văn thư khác nhau sẽ được thực hiện để đạt được mục tiêu tổ chức. Nó có tầm quan trọng đối với khu vực chức năng của doanh nghiệp hơn chỉ là một địa điểm cụ thể.

Tóm lại, văn phòng chính là nơi thực hiện các hoạt động kinh doanh liên quan tới văn thư và điều hành. Nó đóng vai trò là địa điểm trung tâm của tổ chức và tất cả các thông tin, tài nguyên đều tới một văn phòng và chúng được phân phối ra từ chính văn phòng đó.

Chức năng của văn phòng như thế nào?

Mọi tổ chức đều sẽ được thành lập với một mục tiêu thực hiện cụ thể. Để có thể đạt được mục tiêu này, các chức năng khác nhau sẽ phải được thực hiện.

Chức năng của văn phòng là như thế nào?

Văn phòng là trung tâm cho tất cả những hoạt động kinh doanh khác nhau. Do đó, một văn phòng phải thực hiện các hoạt động khác nhau. Để đơn giản hơn, chúng tôi sẽ chia chức năng của văn phòng thành hai loại cơ bản như sau:

• Chức năng cơ bản
• Chức năng quản trị

Chức năng cơ bản

Các hoạt động thu thập và phân phối các thông tin một cách thường xuyên được xem là chức năng cơ bản. Nó liên quan tới các chức năng như là thu thập, phân tích, ghi lại, lưu trữ và phân phối thông tin. Mọi loại hình doanh nghiệp đều sẽ thực hiện những hoạt động cơ bản từ chính văn phòng của mình. Các hoạt động cơ bản của một văn phòng được giải thích như sau:

Tiếp nhận và thu thập thông tin:

Chức năng của văn phòng cơ bản

Chức năng chính của một văn phòng là thu thập các thông tin từ nhiều nguồn khác nhau. Nói chung, có hai nguồn thông tin chính cho văn phòng, đó là thông tin nội bộ và bên ngoài. Thông tin nội bộ sẽ được cung cấp từ nhiều đơn vị khác nhau thuộc về doanh nghiệp. Mặt khác, các nguồn bên ngoài là những cơ quan và tổ chức thu và phân phối thông tin.

Ghi thông tin:

Đó là hoạt động khác của văn phòng. Văn phòng sẽ ghi lại những thông tin có sẵn từ một nguồn khác ở trong “sổ nội bộ” và cả “sổ công văn”. Thông tin có sẵn đến từ bên ngoài tổ chức như là thư từ, hóa đơn, các đơn đặt hàng, v.v. sẽ được ghi vào sổ nội bộ. Các thông tin do chính tổ chức cung cấp cho người bên ngoài sẽ được ghi vào sổ công văn. Hệ thống ghi chép thông tin sẽ giúp tổ chức hồ sơ và thông điệp của chính doanh nghiệp.

Phân tích:

Chức năng của văn phòng cơ bản

Nó liên quan tới nghiên cứu chi tiết thông tin đã thu thập được. Thông tin thu thập từ những nguồn khác nhau ở dạng thô và chưa thông qua xử lý. Trong chức năng này, các thông tin sẽ được nghiên cứu chi tiết để tìm ra được sự cần thiết từ thông tin cho một mục đích trong tương lai.

Lưu trữ thông tin:

Thông tin ghi lại cần được bảo vệ cho mục đích nào đó ở trong tương lai. Mức độ cần thiết của một thông tin sẽ quyết định các thông tin cần được bảo vệ trong thời gian bao lâu. Theo mức độ quan trọng của các thông tin, một văn phòng sẽ được lưu trữ thông tin ở trong một tệp riêng biệt.

Phân phối thông tin:

Chức năng cơ bản đối với mọi văn phòng chính là phân phối thông tin đến người và bộ phận liên quan. Thông tin thu thập cũng được sẽ được phân phối đến với những người và bộ phận khác nhau để giúp cho họ đưa ra quyết định và những hoạt động khác.

Chức năng quản trị

Chức năng quản trị liên quan tới việc quản lý một tổ chức kinh doanh. Đây là một chức năng cấp cao và không tuân theo quy luật tự nhiên. Chức năng quản trị của văn phòng là chức năng liên quan đến quản lý nguồn nhân lực, mua, và kiểm soát bảo vệ tài sản, các quan hệ công chúng

Tầm quan trọng của văn phòng

Văn phòng có vai trò vô cùng quan trọng

Văn phòng là trung tâm của bất kỳ một hoạt động kinh doanh nào. Nó giống như là bộ não trong cơ thể của con người. Khi hoạt động thể chất của con người được điều khiển và kiểm soát bởi bộ não, thì các hoạt động của những bộ phận và con người ở trong văn phòng cũng sẽ được điều khiển và kiểm soát từ văn phòng.

Tầm quan trọng của văn phòng được giải thích với sự trợ giúp từ những điểm sau: Trung tâm Thông tin, Bằng chứng về sự tồn tại, Kênh giao tiếp, Phối hợp công việc, Trung tâm xây dựng kế hoạch và chính sách, Kiểm soát quản lý, Trung tâm bộ nhớ, Trung tâm dịch vụ

Kết luận

Sau nội dung bài viết này chắc có lẽ chúng ta đã có một cái nhìn rõ nét và hiểu hơn về khái niệm văn phòng là gì. Với ngần ấy các chức năng và tầm quan trọng chúng, chúng ta gọi nó là một bộ não của tổ chức quả là không sai ? Theo dõi RICH STAR LAND để cập nhật thêm những thông tin bổ ích nhé!